Proces totstandkoming jaarstukken
De P&C-cyclus begint met de kaderbrief. In deze brief schetst het algemeen bestuur (AB) de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor de regionale samenwerking. Deze brief stuurt het AB naar de raden van de Hart van Brabantgemeenten voor 1 februari van het kalenderjaar voorafgaand aan een volgend begrotingsjaar.
In datzelfde voorjaar stuurt het AB de ontwerpbegroting naar de raden. De ontwerpbegroting is gebaseerd op de keuzes die in de kernagenda gemaakt zijn, geactualiseerd op de ontwikkelingen uit de kaderbrief. De raden kunnen hierna bij het AB hun zienswijze over de totale ontwerpbegroting naar voren brengen. Zij hebben hiervoor een periode van twaalf weken de tijd.
Jaarlijks stelt het algemeen bestuur van Regio Hart van Brabant uiterlijk 15 juli de begroting met uitvoeringsagenda voor Regio Hart van Brabant vast. Het dagelijks bestuur zendt die vervolgens binnen twee weken na vaststelling naar Gedeputeerde Staten.
Verantwoording over de uitgevoerde werkzaamheden en de gemaakte kosten volgt in het jaarrapport. Deze wordt in twee fasen door het algemeen bestuur aan de raden aangeboden:
- Eerst komt in het voorjaar (uiterlijk 15 april) het conceptjaarrapport zonder de gemaakte kosten voor jeugdhulp. Dit komt doordat zorgleveranciers tot 1 april hun kosten mogen declareren bij gemeenten en die dus daarna past verwerkt kunnen worden in de jaarrekening.
- Na verwerking van de cijfers voor de jeugdhulp, volgt de accountantscontrole. Het definitieve jaarrapport met de kosten jeugdhulp wordt gepubliceerd in de zomer, in ieder geval voor 15 juli.
Deze publicatiedatum van het definitieve jaarrapport ligt dicht tegen de datum aan dat gemeenten de lokale begrotingen voor het daaropvolgende kalenderjaar opstellen. Dat gebeurt doorgaans nl in de zomerperiode. Om toch al zo tijdig mogelijk zoveel mogelijk inzicht te geven, wordt de jaarrekening dus in twee fasen aangeboden aan de gemeenteraden. Bovendien worden in de loop van een kalenderjaar drie prognoses voor de kosten voor jeugdhulp gedeeld, waarbij de derde prognose zo laat mogelijk wordt gemaakt zodat die door de gemeenten gebruikt kan worden voor de eigen jaarrekening. Lees meer over de bekostiging en verantwoording jeugdhulp >
Ook het jaarrapport wordt door het algemeen bestuur vastgesteld. Het dagelijks bestuur zendt die vervolgens binnen twee weken na vaststelling en uiterlijk op 14 juli naar Gedeputeerde Staten. Het DB zendt het jaarrapport ook naar de raden van de Hart van Brabantgemeenten, die – indien gewenst – bij Gedeputeerde Staten hun zienswijzen naar voren kunnen brengen.
Hieronder staat dit proces rondom het jaarrapport visueel weergegeven:
