Drie maanden geleden nam Siem een nieuwe digitale ondersteuningstool in gebruik. De tool maakt het mogelijk dat professionals uit tien verschillende organisaties samenwerken vanuit één ondersteuningsplan voor de cliënt. Teamleider Max Meulendijks was nauw betrokken bij de ontwikkeling ervan. Toch begint het verhaal volgens hem niet bij de techniek. “De ondersteuningstool die nu live is, is een zichtbaar resultaat van onze gezamenlijke visie: één cliënt, één plan.”
Daarmee raakt hij direct de kern van de beweging die enkele jaren geleden in Regio Hart van Brabant werd ingezet. Gemeenten en zorgaanbieders ontwikkelden samen een nieuwe aanpak voor specialistische ondersteuning. Het doel: inwoners sneller helpen, meer inzetten op zelfredzaamheid, ondersteuning organiseren rondom de leefwereld van mensen en samenwerking eenvoudiger maken.
Eerst de visie, daarna de organisatie
Die visie lag er al voordat Siem op 1 januari 2023 van start ging. “Deze visie stond al. Daar hadden alle partijen voor getekend en daar is uiteindelijk ook de opdracht op gebaseerd.” De uitgangspunten waren ambitieus. Niet langer zorg overnemen waar dat niet nodig is, maar inwoners ondersteunen om zelf weer verder te kunnen. Niet denken vanuit afzonderlijke organisaties of beschikkingen, maar vanuit de vraag wat iemand nodig heeft om mee te kunnen doen in de samenleving. Die visie kreeg vorm in een ondersteuningsplan waarin cliënten zelf aangeven op welke leefgebieden zij stappen willen zetten. Denk aan wonen, gezondheid, werk, opleiding, financiën of sociale contacten.
Bouwen terwijl het werk doorgaat
Met de gunning van de opdracht kon pas het echte werk beginnen. Tien organisaties moesten samen één nieuwe organisatie vormen, terwijl de ondersteuning aan inwoners gewoon doorging. “Daardoor was het begin rommelig. We moesten al starten voordat de basis er helemaal stond.” Volgens Max laat die periode zien hoe groot de stap eigenlijk was. “We hadden nog geen kantoren. We hadden nog geen gezamenlijke systemen. We kenden elkaar vaak nog niet. Tegelijkertijd moesten nieuwe teams worden gevormd, werkwijzen worden ontwikkeld en medewerkers elkaar leren vinden.” Zo’n verandering vraagt tijd. “Op papier kun je een nieuwe organisatie starten, maar in de praktijk moet je relaties opbouwen, werkwijzen ontwikkelen en zorgen dat mensen elkaar weten te vinden.”
Dat is volgens hem een belangrijke les voor iedereen die met systeemverandering bezig is. “Tussen een bestuurlijk besluit en een goed functionerende uitvoeringspraktijk zit nu eenmaal tijd.” Ondanks die uitdagingen ziet hij hoe snel medewerkers de nieuwe richting hebben omarmd. “We scoren eigenlijk heel goed op hoe snel medewerkers zijn meegegaan in de visie, in de nieuwe werkwijze en in het teamgevoel.”
Niet alles tegelijk oplossen
De gezamenlijke visie kreeg vervolgens een praktische vertaling in de dagelijkse ondersteuning. “We geloven dat we grote successen bereiken door ons hoofdzakelijk bezig te houden met maximaal twee domeinen per half jaar.” Dat vraagt soms om andere keuzes dan professionals gewend waren. “Als jij een baan probeert te zoeken, je sociale netwerk probeert op te pakken, je schulden probeert af te lossen, een nieuwe woning zoekt én tegelijkertijd aan je verslaving werkt, dan kan het zijn dat je op één onderdeel een succes behaalt, maar op een ander onderdeel vastloopt.”
Daarom kiest Siem bewust voor focus en kleine stappen. “Als iemand wonen als focusdomein heeft en de woning is één grote rotzooi, dan sturen we niet meteen een schoonmaakploeg langs en zeggen we: het is opgelost. We kijken welke kleine stapjes iemand zelf kan zetten. Volgende week drie vuilniszakken weggooien. Daarna misschien iedere avond de afwas doen.” Achter die werkwijze zit een duidelijke overtuiging. “We zeggen altijd: het zweet moet op de juiste rug staan.” Ondersteuning is er niet om problemen structureel over te nemen, maar om mensen te helpen weer zelf regie te krijgen over hun leven.
Andere opdracht, andere prikkels
Voor Max zit één van de grootste veranderingen in de manier waarop de opdracht is georganiseerd. Van oorsprong is hij organisatiewetenschapper. Daarnaast werkte hij jarenlang op de beleidsafdeling van RIBW. “Ik heb me jarenlang gefrustreerd over hoe het systeem in elkaar stak.” Hij zag hoe inwoners, professionals en gemeenten te maken kregen met beschikkingen, herindicaties, overdrachtsmomenten en administratieve processen die niet altijd hielpen om mensen sneller vooruit te helpen.
Max noemt het concept van Siem en de uitgangspunten die gemeenten en aanbieders samen hebben ontwikkeld “onwaarschijnlijk sterk”. “Alle ziektes die hiervoor in het zorgsysteem zaten, worden hiermee aangepakt.” Wat hij daarmee bedoelt, blijkt uit de voorbeelden die hij geeft. “De ene cliënt heeft meer nodig, maar kan dat niet goed verwoorden. De andere cliënt heeft minder nodig, maar weet het goed te verwoorden. En wij als begeleidende partij moesten dan soms een jaar lang vier uur bij iemand langskomen, terwijl na drie maanden blijkt dat een uurtje ook voldoende was geweest.”
Volgens Max werkt het ook andersom. “Soms zien we dat een hulpvraag in eerste instantie klein lijkt. Maar zodra je achter de voordeur komt, blijkt dat er veel meer aan de hand is. Dan kunnen we meteen opschalen. We hoeven niet opnieuw iets aan te vragen of maanden te wachten. Voor inwoners is dat een groot goed.” De aandacht verschuift steeds meer van productie en uren naar resultaten voor inwoners. Ook voor inwoners wordt ondersteuning eenvoudiger georganiseerd. “Het proces van een aanvraag is nu teruggedrongen tot één belletje.”
Eerst Excel, daarna de tool
Toen Siem begon, was de gezamenlijke visie er al. Ook de werkwijze lag vast. Alleen het digitale systeem ontbrak nog. “Eigenlijk werkten we vanaf dag één al volgens dezelfde uitgangspunten. Alleen deden we dat eerst in Excel.” Dat werkte, maar kende beperkingen. Samenwerken in hetzelfde dossier was lastig en ontwikkelingen van cliënten waren moeilijk inzichtelijk te maken.
Daarom werd de ondersteuningstool ontwikkeld die inmiddels live is. “Eerst hebben we bepaald hoe we willen werken. Daarna zijn we gaan bouwen aan een systeem dat dat ondersteunt.” Volgens Max is dat een belangrijk onderscheid.”Het ondersteuningsplan is eigenlijk de metavisie. Daarna kunnen professionals nog steeds hun eigen kennis, ervaring en methodieken inzetten.” De tool ondersteunt de samenwerking, maar vormt niet de kern van de verandering.
Op de goede weg
De ondersteuningstool wordt de komende jaren verder ontwikkeld. Zo komen er nieuwe functionaliteiten bij voor cliënten, professionals en netwerkpartners. Toch ziet Max de grootste winst ergens anders. “Als ik terugkijk op hoe het WMO-systeem vroeger in elkaar stak, dan denk ik soms: dat was eigenlijk niet uit te leggen.” Juist daarom heeft hij vertrouwen in de richting die gemeenten en aanbieders samen hebben ingezet. “We zijn er nog niet, maar ik ben er wel van overtuigd dat we op de goede weg zitten.”
Voor hem zit de grootste verandering niet in systemen of organisatiestructuren, maar in het feit dat steeds meer professionals vanuit dezelfde bedoeling werken: inwoners helpen om weer mee te doen, meer grip op hun leven te krijgen en waar mogelijk zelfstandig verder te kunnen. “Dit soort veranderingen bouw je niet in een paar maanden op. De afgelopen jaren hebben we samen een basis gelegd. Nu is het belangrijk dat we daarop kunnen blijven voortbouwen.”
